Natürlich bieten Excel Pivot-Tabellen auch die Möglichkeit, neue Felder zu erstellen, die aus vorhandenen Feldern berechnet werden.
Im Menü ANALYSIEREN gibt es dazu unter „Felder, Elemente und Gruppen“ die Option „Berechnetes Feld…“
Ein berechnetes Feld besteht aus einem Namen und einer Formel – für diese können alle bestehenden originalen Felder der Datentabelle sowie alle bereits angelegten berechneten Felder verwendet werden.
Lesen wir also einmal eine Berechnung für sogenannte 30-Sekunden-Äquivalent-GRPs an. Wir nennen das neue Feld „30 Sek GRPs“ und berechnen es nach der Formel „GRP * Länge / 30“. „GRP“ und „LÄnge“ sind Felder aus der Liste, sie können mittels Doppelklick aus der Liste eingefügt werden; aber auch der getippte Name funktioniert, wenn er denn korrekt ist.
Da Werbespots im Fernsehen nach Sekunden zu bezahlen sind, kostet ein 15-Sekunden-Spot weniger als ein 20-Sekunden-Spot. Damit man aber Kampagnen – etwa mit denen des Mitbewerbers – vergleichen kann, bedient man sich einer Umrechnung auf ein Äquivalent, das die Unterschiede der Spotlängen (und damit der Preisbasis) eliminiert. Es ist üblich, dazu ein Standard-Spot-Format von 30 Sekunden heranzuziehen. Es kommt natürlich auch auf 1-Sekunden-Basis ein fairer Vergleich zustande, aber 30 Sekunden sind der branchenübliche Äquivalent-Wert. Der Gedanke dabei ist: wie viel GRP, also Bruttoreichweite in der Zielgruppe, hätte ich bekommen, wäre mein Spot 30 Sekunden lang gewesen. Da 30 Sekunden aber teurer sind als 15 und 20 Sekunden, muss sich die Ausbeute an GRP bei gleichem Budget reduzieren, würde man in ein längeres Format investieren. Wir dürfen also für unsere Kampagne von 15- und 20-Sekunden-Spots erwarten, dass die Äquivalent-GRPs unserer Formel niedriger sind als die originalen Werte. Mal sehen…
Über die „Wertfeldeinstellungen“ können wir zunächst den Namen unseres neuen Feldes kürzer gestalten und das Zahlenformat auf 1 Nachkommastelle festlegen:
Die erste Stichprobe des Berechnungsergebnisses schaut recht gut aus: die „30“-GRPs“ sind um ein Drittel niedriger als die originalen GRPs, das läßt darauf schließen, dass wir es hier mit einem 20-Sekunden-Spot zu tun haben. Ein Doppelklick auf die Zelle mit dem Wert „1,4“ zeigt die beteiligten Zeile(n) in einer neuen Tabelle an.
Die zweite Stichprobe für das Berechnungsergebnis ist aber gleich auf den ersten Blick seltsam: wir gehen doch davon aus, dass die Äquivalent-Werte auf Basis 30 Sekunden niedriger sin müssen als die Original-Werte der 15- und 20-Sekunden-Spots… Was ist da los?
Ein Doppelklick zeigt uns, dass wir es mit 3 Spots zu haben, von denen zwei 20 Sekunden und einer 15 Sekunden lang sind. Berechnen wir das aushilfsweise für jede Zeile separat, müsste sich eine Summe von 0,47333 = 0,5 gerundet ergeben – was fachlich richtig ist. Interessanterweise rechnet Excel hier mit einer Summe der Spotlängen, 15+20+15 = 50 Sekunden. Setzen wir diesen Wert in unsere Äquivalent-Gleichung ein, kommen die irritierenden 1,5 heraus.
Eine weitere Stichprobe in der Summenzeile zeigt uns, das das Ergebnis offenbar umso falscher wird, je mehr Einzelspots hinter einer Berechnung stehen.
Dis Lösung des Rätsels ist: Excel kann in seinen Pivot-Tabellen mit einer sogenannten gewichteten Berechnung nicht umgehen, das bedeutet, statt auf jede Zeile zuerst die Formel anzuwenden, bildet Excel zuerst Summen und wendet erst danach die Formel auf diese Summen an. Es kommt also sehr darauf an, welche Art von Formel eingesetzt werden soll, ob das auf dem Weg über ein berechnetes Feld geht oder nicht.
In unserem Fall kommt Blödsinn raus.
Was tun?
Wir müssen wohl selber dafür sorgen, dass in jeder Zeile zuerst die Berechnung des Äquivalent-Wertes zur Verfügung steht, ehe wir die Pivot-Tabellen-Funktionen guten Gewissens darauf los lassen können.
Dazu gehen wir zurück auf unsere Tabelle „Schaltplan“ und markieren die ganze Spalte J, rechte Maustaste und aus dem Kontextmenü „Zellen einfügen“. So erhalten wir eine leere Spalte.
Als Überschrift schreiben wir „GRP30“ rein und tragen in der ersten Ziele die schon bekannte Formel ein – konkret =I4 * H4 / 30. Danach können wir mittels Doppelklick auf das winzige Symbol an der rechten unteren Ecke der Zelle (wenn sie markiert ist), das Kopieren für die ganze Spalte bis zum Ende der Tabelle auslösen.
Zurück in der Pivot-Tabelle müssen wir dieser irgendwie mitteilen, dass sich neue Daten ergeben haben… Im Menü ANALYSIEREN gibt es dazu unter „Aktualisieren“ den gleichnamigen Punkt:
Damit wird der Bereich der Rohdaten neu eingelesen und Excel erkennt, dass es eine neue Spalte GRP30 gibt. Diese können wir in unseren Tabellenaufbau unter WERTE schieben:
Ein Blick auf unsere 3 Stichproben zeigt, dass die Berechnungen nun korrekt sind.
So nützlich die Möglichkeit zu berechneten Feldern in Pivot-Tabellen auch ist, so empfehlen wir eine genaue Prüfung der Ergebnisse. Nicht alle Rechengänge erledigt Excel nämlich wie gewünscht.
Für Fortgeschrittene mit höherem und komplizierterem Bedarf an Berechnungen sei das Zusatzprodukt Power-Pivot empfohlen. Es ist allerdings wesentlich komplexer, dafür um vieles mächtiger als Pivot-Tabellen in Excel. Wem das doch zu viel des Aufwands erscheint, dem/der sei geraten, neue Felder wenn möglich immer als Spalten in der Rohdaten-Tabelle anzulegen.
Tipp: Sollte sich bei umfangreichen Datenmengen ein Performance-Problem mti Excel ergeben, so kann man die vielen Formeln nach erfolgreicher Berechnung auch wieder entfernen (notfalls Spalte für Spalte vorgehen), indem die ganze Spalte zuerst kopiert wird und dann mit „Werte einfügen“ überschrieben wird. So erhält man die Ergebnisse und die performance-kritischen Formeln sind wieder weg.
Als nächstes wenden wir uns den häufig gebrauchten Möglichkeiten der Prozentuierung zu.
